Goiânia, 21 de agosto de 2017    




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(12/11/2012) HGG usa tecnologia para arquivar meio milhão de prontuários

Documentos estão sendo processados e digitalizados para a informatização do Serviço de Arquivo Médico. Projeto era demandado desde 2003, quando o espaço físico do serviço já era insuficiente. Começou a sair do papel aos quatro meses de contrato de gestão com a OS

Projeto cobrado desde 2003, a informatização do Serviço de Arquivo Médico (Same) do Hospital Alberto Rassi – HGG começou a se concretizar menos de cinco meses depois de o Hospital ter sua gestão transferida para o Instituto de Desenvolvimento Tecnológico e Humano – Idtech(em 16 de março).

Uma equipe da empresa Arquivo Off, contratada pelo Instituto, está desde 3 de agosto trabalhando na separação, organização, acondicionamento e digitalização dos cerca de meio milhão de prontuários para o processo de informatização do Same. A migração do arquivo para o meio eletrônico, esperada há quase uma década em função da saturação do espaço físico do serviço, é essencial para transformar o HGG em hospital sem papel.

A saturação do Same é tão antiga que no mês de julho, o HGG virou notícia por conta de um incêndio num galpão do Hospital de Dermatologia Sanitária, antiga Colônia Santa Marta. No galpão estavam armazenados todos os prontuários de pacientes que passaram pelo Hospital entre 1970 a 1990, quando a unidade ainda pertencia ao antigo Instituto Nacional de Assistência Médica e Previdência (Inamps).

Os documentos foram transferidos pela Secretaria Estadual de Saúde (SES) para o local justamente por falta de espaço e deveriam ficar guardados, mas acabaram se perdendo, em sua maior parte, por conta de falta de estrutura para armazená-los. Com a informatização esses problemas serão resolvidos.

Dos cerca de 500 mil prontuários, serão digitalizados os considerados ativos, ou seja, abertos ou utilizados de janeiro de 2011 para cá. Uma lista foi levantada em agosto, para que a empresa começasse o trabalho. Até aquele momento eram 36 mil nomes, o que representava 10% de todo o acervo.

Com base na lista, os arquivistas estão buscando os documentos, organizando, numerando as páginas, escaneando e acondicionando em caixas tipo box para serem arquivados fora do hospital. Os prontuários antigos passam pelo mesmo processo, mas não são escaneados. São apenas indexados, para arquivamento. Quando um paciente antigo retorna ao hospital, seu prontuário é ativado, ou seja, é escaneado e disponibilizado no banco de dados para acesso.

No caso dos pacientes encaminhados ao Hospital a partir de agosto, os prontuários são, de imediato, digitalizados. Mais 31,2 mil prontuários inativos já foram indexados, ou seja, foram processados e estão sendo retirados do Same para serem armazenados em instalações da empresa Arquivo Off especialmente preparadas para recebê-los.

O ambiente é adequado para a conservação dos documentos e oferece todas as condições de segurança para a guarda durante os vinte anos previstos em lei. Coordenador da equipe que realiza o trabalho, o arquivista e digitador Érick Nunes Santana explica que os prontuários ativos serão disponibilizados em papel sempre que solicitados até a completa informatização dos consultórios.

“Enquanto os consultórios não estiverem equipados e a equipe treinada para utilizar o sistema, será necessário oferecer esta alternativa, para que atendimentos anteriores sejam consultados e novos, adicionados.” Depois, a consulta de dados será feita eletronicamente, inclusive por meio de dispositivos móveis. Os prontuários físicos só serão disponibilizados em situações especiais (mediante requisição de órgão fiscalizador, por exemplo).

A informatização do Same era uma reivindicação antiga do HGG. Em 2003 a equipe do serviço já alertava para essa necessidade, mas o projeto nunca foi executado. Em 2009, os computadores para os consultórios chegaram a ser adquiridos, mas não houve verba para a instalação das redes. Quando o Idtech assumiu o HGG, algumas estantes do Same ameaçavam desabar, em função do peso.

Conforme o diretor administrativo-financeiro do Idtech, Lúcio Dias Nascimento, o projeto de digitalização do Same demandará um investimento de R$ 156.290,00. “Neste valor estão embutidos apenas os serviços de digitalização, digitação e guarda dos prontuários. A informatização dos consultórios, que complementará a digitalização do Same, faz parte de outro projeto, bem mais amplo, da transformação do HGG em um hospital sem papel”, comenta.


Hospital sem papel

Lançado em 25 de setembro, na presença do secretário Antônio Faleiros, o projeto Hospital sem Papel começou a ser executado em 1º de outubro. A proposta é fazer do HGG o primeiro hospital paper free da rede pública de Goiás. Os processos serão automatizados e os fluxos reorganizados, para tornar os atendimentos mais ágeis e eficientes para o usuário do Sistema Único de Saúde (SUS).

Para a aplicabilidade do projeto, que além dos benefícios aos usuários vai representar um grande avanço administrativo, foram adquiridos 105 computadores, 8 servidores e um no-break, que já estão no hospital. Além disso, estão sendo instalados 1.206 novos pontos elétricos, lógicos e telefônicos, bem como o cabeamento de fibra ótica, que garante maior rapidez na comunicação entre os pavimentos do hospital.

Em números:
• Caixas digitadas e armazenadas de prontuários inativos: 543
• Número de prontuários inativos digitados: 31.263
• Imagens digitalizadas: 23.748 referentes a 374 prontuários.


Fonte: IDTECH / HGG





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